Pengertian Administrasi, kantor dan administrasi perkantoran

A. Pengertian Administrasi, kantor dan administrasi perkantoran
1. Administrasi
Pengertian Administrasi
a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan ministrare
artinya melayani, membantu, atau memenuhi
b. Dalam bahasa inggris “administration
c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan caracara
penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan
dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha
d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak
yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara
keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata
usaha
e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau
lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.


2. Kantor
Seperti yang disebutkan di awal bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang
menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi,
lebih lanjut lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengolaan data dan
keterangan serta tempat konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai)
melakukan aktivitas manajemen.
a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu
pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja
b. pengertian kantor dapat juga ditinjau dari dua segi, yaitu:
Dari segi fisik :
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat
(records keeping) dan pengurus informasi (information handling).
Dari segi aktivitas : Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin
adanya pembagian pekerjaan diantara mereka yang bekerja sama unutk
mencapai tujuan tersebut.
Ciri-ciri Kantor
a. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan
b. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem
management, motede kerja, mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
Unsur-unsur Kantor
a. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
b. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabot-perabot kantor.
c. Personil, yaitu semua orang yang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari
pesuruh sampai pimpinan.

3. Pengertian Administrasi Perkantoran
a. William Spriegel dan Ernest Davies
Dalam buku Principles of Business Organization and Operation, manajemen
kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti
transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan
b. George R. Terry
Dalam buku Office Management and Control, manajemen kantor adalah
perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan
kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan
c. Arthur Granger
Dalam buku National Office Management Association Report, manajemen kantor
adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan komunikasi dan perekaman
dari suatu organisasi.
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Dalam buku Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu
fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan
dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun
pekerjaan itu dilakukan.

Mengartikan administrasi atau manajemen sebagai sebuah seni mengindikasikan
bahwa dibutuhkan suatu keterampilan khusus untuk melakukannya, sehingga
keterampilan perlu dikembangkan melalui pelatihan manajemen, seperti halnya
seniman. Hal yang serupa juga dikatakan oleh Henry M. Botinger, manajemen
sebagai suatu seni membutuhkan tiga unsur, yaitu: pandangan, pengetahuan
teknis, dan komunikasi. Meskipun banyak aspek manajemen telah menjadi ilmiah,
akan tetapi masih banyak unsur-unsur manajemen yang tetap merupakan kiat
tersendiri bagi seorang manajer, misalnya menyangkut perilaku hubungan
antarmanusia atau kemampuan interpersonal.
e. W. H Evans
Dalam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai
fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi
perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

B. Unsur-unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern” terdiri dari delapan
unsur:
1. Pengorganisasian
Yaitu proses untuk menyatukan beberapa individu atau kelompok untuk mencapai
tujuan bersama.
2. Manajemen
Yaitu suatu proses yang terdiri dari rangkaian kegiatan, seperti perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian/pengawasan, yang dilakukan untuk
menentukan dan mencapai tujuan secara efesien dan efektif.
3. Tata hubungan
Yaitu sistem / kerangka dalam organisasi melalui pembagian kewenangan dan
tanggung jawab individu di dalam organisasi dan bagaimana individu saling
bekomunikasi satu dengan yang lainnya.
4. Kepegawaian
Yang berkaitan dengan ketenagakerjaan di dalam sebuah organisasi.
5. Keuangan
Yaitu berkaitan dengan pengelolaan keuangan dalam organisasi.
6. Perbekalan
Yaitu berhubungan dengan penyediaan barang kebutuhan.
7. Tata usaha
Yaitu penyelenggaraan yang tidak lepas dari kegiatan tulis menulis.
8. Perwakilan
Yaitu seseorang atau kelompok yg mempunyai kemampuan atau kewajiban bicara dan
bertindak atas nama kelompok yg lebih besar.

C. Ruang lingkup administrasi perkantoran
1. Kegiatan Kantor
a. Perencanaan perkantoran (office planning)
1) Perencanaan gedung
2) Tata ruang kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran (budgeting) perkantoran
8) Standar kualitas kerja
9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)
1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam
organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis
pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan
c. Pengarahan perkantoran (office actuating)
1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap
bawahan
2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap
bawahan
3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika
karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar
komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar
6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan perkantoran (office controlling)
1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas pekerjaan kantor
4) Pelayanan kantor
5) Waktu
6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran
a. Lokasi kantor
Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor yang perlu diperhatikan:
1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan
2) Memiliki fasilitas yang memadai
3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)
c. Peralatan
1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll
2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan
peralatan habis pakai lainnya
d. Interior
Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja
dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan
kantor
e. Mesin-mesin kantor
Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

D. Peran dan Karakteristik Administrasi Perkantoran
1. Peranan administrasi perkantoran
Dalam kamus bahasa Indonesia susunan WIS Porwardarminta, peranan asal kata
“peran” artinya sesuatu yang menjadi bagian atau yang memegang pimpinan.
Pekerjaan kantor mempunyai peranan melancarkan kehidupan dan perkembangan
organisasi sebagai suatu keseluruhan, karena fungsinya sebagai pusat ingatan, pusat
kegiatan dan sumber dokumen. Seorang pimpinan memerlukan informasi yang
bersifat umum, yang memberikan pengetahuan secara keseluruhan tentang
perkembangan oerganisasinya. Berdasarkan uraian diatas, penulis membahas
peranan pekerjaan kantor dalam dua fungsi yaitu:
a. Bantuan bagi pimpinan (staff function)
Pekerjaan kantor terdiri dari kegiatan-kegiatan membantu pimpinan dalam
merencanakan dan mengendalikan kegiatan organisasi. Dalam mengambil
tindakan dan keputusan, agar tepat pada sasaran.
b. Pelayanan bagi masyarakat (public service)
Pekerjaan kantor, disamping merupakan kegiatan yang berperan membantu
pimpinan dalam mengambil keputusan, kegiatan lain yang sama pentingnya
adalah melayani segenap kegiatan operatif (tugas-tugas pokok kantor), baik yang
bersifat intern maupun ekstern (pelayanan public).
Tugas-tugas pokok kantor tidak akan terlaksana tanpa adanya data dan keterangan
yang disiapkan oleh pekerjaan kantor.
Bahkan tujuan kantor tidak akan tercapai bila mana data dan keterangan yang
disiapkan kantor tidak sesuai, kurang tepat atau keliru. Peranan pekerjaan terhadap
tugas-tugas operatif umumnya bersifat pelayanan dalam penyajian segenap bahan keterangan atau warkat sebagai pusat ingatan atau sumber dukumentasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa peranan pekerjaan kantor adalah:
a. Melayani pelaksanaan pekerjaan opersional, guna membantu melaksanakan
pekerjaan induk untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Menyediakan keterangan bagi pimpinan organisasi bagi pimpinan organisasi untuk
menetapkan keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.
c. Membantu melancarkan kehidupan dan perkembangan organisasi sebagai suatu
keseluruhan.

E. Asas – Asas Pokok Manajemen Perkantoran
Pengorganisasian merupakan penentuan dan penggolongan kegiatan-kegiatan
yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan
tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta
pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara
keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi,
Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi
(Dekonsentralisasi).
1. Asas Sentralisasi (pemusatan)
Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian
atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu
orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi
semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain
(dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan
kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan,
misalnya bagian sekretaris atau bagian TU.
Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala
kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara Skematis
Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan
secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap
Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut :
a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani
kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian.
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masingmasing
bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri
sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh
unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke
seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan
kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap
kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati
batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung
jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan
yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu
perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri
warkat dan sebagainya.
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya
masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan
syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :
a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya
pemborosan biaya).
3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi)
Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan
pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang
berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila
dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian
pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan
desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor
menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali
organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau
desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana
yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja
setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama
ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi
diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan
perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya
gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat
bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit
pelayanan pusat.

F. Jenis-jenis Pekerjaan Kantor
Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang
dijalankan sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan
dengan menggunakan alat baik mesinmesin maupun manual, sehingga membantu mutu
pekerjaan, memudahkan pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan waktu.
Apabila diteliti lebih lanjut tentang kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor
dapat dibagi dalam kelompok sebagai berikut:
a. Mengumpulkan / menghimpun , yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan
tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di manamana,
menjadi siap dipergunakan bila mana diperlukan.
b. Mencatat, yaitu kegiatan membubuhkan dengan berbagai macam peralatan
sesuai dengan perkembangan teknologi modern dan kebutuhan keterangan yang
diperlukan, sehingga wujudnya langsung siap pakai.
c. Mengolah, yaitu macam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan
maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.
d. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat,
sebanyak jumlah yang diperlukan.
e. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh atau melekatkan dengan berbagai cara dan
alat tempat tertentu sehingga sistematis dan aman.
Pengelompokan Pekerjaan Kantor Di atas, merupakan tugas-tugas rutin dan
bekesinambungan serta dilakukan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan,
antara lain berupa pekerjaan tulis-menulis, mengetik, menghitung, membuat jadwal,
grafik, dan chard.
a) Pekerjaan Tulis-menulis.
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja),
dinyatakan secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap
disajikan bila mana diperlukan. Salah satu produk kantor tersebut adalah warkat yang
setiap catatan tertulis maupun bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan
sebenarnya), actual (hangat) dan reliable (nyata).

Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap
hari banyak menerima maupun mengirirm surat yang jumlahnya tentu tergantung
besar kecilnya kantor. Kantor yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih
banyak surat yang harus ditangani dari pada knator yang sempit ruang lingkup
usahanya. Namum semua itu harus mendapatkan perhatian yang besar, agar
memberi kesan yang baik dan menumbuhkan keprcayaan dari pihak luar /
masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi
secara tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi / hubungan lebih
luas. Dari uaraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah
kegiatan mencatat (menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang
keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan
disimpan.
b) Mengetik
Pekerjaan mengetik pada dasarnya merupakan pekerjaan juru tulis. Bahan yang
diketik antara lain adalah warkat seperti surat, nota, memo, naskah-naskah perjanjian,
catatan neraca pembukuan dan laporan-laporan.
Tujuan Pekerjaan Mengetik Antara Lain:
a. Menghemat tenaga dan waktu dalam memperbanyak warkat.
b. Mempercepat pekerjaan itulis menulis.
c. Tersedianya arsip warkat yang teratur dan sah.
d. Keseragaman dalam menjalin, terutama kalau jumlahnya banyak.
e. Praktis.
Keterampilan mengetik bagi pegawai tata usaha merupakan syarat dasar untuk
melaksanakan pekerjaan kantor. Juru tik yang efektif ialah mereka yang
berketerampilan mengetik di atas 250 hentakan per menit. Setiap pegawai tata usaha
(terutama juru tik) diharapakan memiliki kemampuan dengan kecepatan minimal 250
hpm selain itu harus memiliki pengetahuan tentang jenis-jenis mesin tik, teknik yang
baik, bentuk-bentuk surat (dinas maupun niaga), tanda-tanda koreksi, jenis-jenis
kertas dan ukuran kertas.
c) Pekerjaan Menghitung
Pekerjaan menghitung pada umumnya lebih banyak berhubungan dengan masalah
uang. Sebagaimana di ketahui bahwa setiap organisasi, kantor atau badan usaha
lainnya, pasti terlibat dengan keluar sebab setiap kegiatan pasti membutuhkan biaya.
Biaya yang bersumber itu dari uang masuk. Dalam istilah pembukuan, uang
dikeluarkan itu disebut pengeluaran dan uang masuk disebut pendapatan atau
penerimaan. Pekerjaan kantor tidak pernah berhenti sepanjang oerganisasi tersebut
masih berdiri, ini berarti masih ada pekerjaan-perkerjaan rutin setiap hari yang berarti
ada pengeluaran rutin dan untuk membiayainya harus ada penerimaan rutin. Bagi
kantor pemerintah, pendapatan rutin bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja
Negara (APBN) sedang bagi kantor atau jasa, hasil sewa atau kontrak barang dan
bunga bank, sedangkan pengeluaran rutin (Pemerintah amupun swasta) antara lain
terdiri dari:
1) Belanja pegawai, seperti pembayaran gaji, lembur, tunjangan kesehatan, dan
sebagainya.
2) Belanja barang, seperti pembelian alat tulis kantor, peralatan dan mesin-mesin.
3) Biaya transportasi, seperti antar jemput pegawai, pengiriman surat atau barang
dan sebagainya.
4) Biaya lain-lain, seperti pemeliharaan peralatan kantor, biaya rapat, biaya
penataran, biaya tamu dan sebagainya.
Semua penerimaan dan pengeluaran tersebut harus dihitung dan dibukukan menurut
cara tertentu, yang dinamakan tata buku. Dalam ilmu tata buku dikenal suatu golongan
buku, yang dinamakan buku harian, yaitu buku untuk mencatat macammacam
transaksi setiap hari yang terjadi di kantor atau perusahaan. Transaksi ialah kejadian
atau perbuatan usaha, seperti menerima tagiahan, membayar utang, membeli barang,
menjual barang, menyimpan uang dibank, mengambil uang simpanan dibank,
membayar ongkos angkutan, membayar gaji, lembur dan sebagainya. Buku-buku yang
termasuk golongan buku harian adalah buku kas, buku bank, buku pembelian, buku
penjualan dan sebagainya. Bentuk masing-masing buku tersebut berfariasi, jadi bisa
saja buku kas dikantor buku A tidak sama dengan bentuk buku kas dikantor B.
d) Pekerjaan membuat jadwal, grafik, dan chart
Dengan bertambah luasnya kegiatan yang harus dilakukan, bertambah besarnya
organisasi dan bertambahnya jumlah pegawai serat adanya perkembangan atau
kemajuan yang dicapai, tentu mengakibatkan pula bertambah banyaknya pekerjaan
operasional yang harus dilakukan.
Setiap pegawai, pada umumnya tentu menginginkan agar pekerjaan dapat dilakukan
dengan cepat, tepat, mudah, praktis dan efisien. Untuk maksud tersebut maka
diperlukan adalah analisis. Penyederhanan kerja secara rasional degan berbagai cara,
antaranya dengan membuat jadwal, grafik dan chart (tabel).
e) Jadwal
Jadwal merupakan perencanaan terhadap penyelesaian pekerjaan yang memerlukan
proses tindak lanjut.jadwal juga diartikan sebagai pembagian setangkain pekerjaan
berdasarkan waktu. Jadwal yang telah disusun yang biasanya ditulis pada papan atau
kertas yang lebar dan khusus dan digantung disekitar ruang kantor yang strategis,
agar semua pegawai kegiatan-kegiatan apa saja yang akan dilakukan disamping
pekerjaan rutin. Format jadwal dibuat sesuai dengan kebutuhan kantor yang
bersangkutan, jadi mungkin saja format jadwal pada kantor A berbeda dengan format
kantor B.