Jenis Arsip

Jenis Arsip

Arsip yang timbul karena kegiatan suatu organisasi, berdasarkan golongan arsip perlu disimpan dalam jangka waktu tertentu. Ada arsip yang perlu disimpan sementara (1 tahun), sebagian lagi disimpan 1-5 tahun, yang lain 5-10 tahun, dan sebagian kecil dari jumlah arsip perlu disimpan secara abadi. Arsip yang disimpan pada bagian pengolah adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya 2-8Membuat dan Menjaga Sistem Kearsipan Untuk Menjamin Integritas cukup tinggi.
Untuk arsip yang disimpan di unit kearsipan adalah arsiparsip yang frekuensipenggunaannya sangat rendah. Jadi, ada arsip yang dalam jangka waktu terttentu (1 tahun misalnya) sering dikeluarkan dari penyimpanan (dalam hal ini penyimpanan di unit pengolah). Sebaliknya ada arsip yang dalam jangka waktu 3 tahun sama sekali tidak pernah dikeluarkan untuk bahan informasi dalam kegiatan yang sedang dilaksanakan. Kedua macam arsip tersebut tetap mempunyai nilai dokumenter. Berdasarkan frekuensi penggunaan arsip sebagai bahan informasi, dibedakan jenis arsip seperti berikut ini.

1.      Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu arsip yang secara langsung masih digunakan dalam proses kegiatan kerja.

2.    Arsip inakif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak langsung sebagai bahan informasi.

3.     Arsip dinamis, yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara (pasal 2 ayat a UU No.7 tahun 1971).

4.  Arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (pasal 2 ayat b UU No. 7 tahun 1971).