Asas – Asas Pokok Manajemen Perkantoran
yang diperlukan untuk tujuan organisasi/perusahaan, pengelompokan kegiatan-kegiatan
tersebut ke dalam suatu bagian yang dipimpin oleh seorang kepala/manajer, serta
pelimpahan wewenangwewenang tertentu kepada pihak tertentu untuk pelaksanaanya.
Pengorganisasian pekerjaan kantor bila dihubungkan dengan organisasi secara
keseluruhan, maka dapat menggunakan 3 (tiga) asas , yaitu asas Sentralisasi,
Desentralisasi dan asas campuran antara Sentralisasi dan Desentralisasi
(Dekonsentralisasi).
1. Asas Sentralisasi (pemusatan)
Asas Sentralisasi adalah pemusatan dari kegiatan-kegiatan kantor pada suatu bagian
atau unit tertentu (kelompok tunggal dan manajemennya diserahkan kepada satu
orang yang khusus bertanggung jawab dalam bidang aktivitas perkantoran. Jadi
semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan
dilaksanakan oleh sebuah organisasi yang berdiri sendiri, sedangkan kelompok lain
(dalam hal ini kelompok operatif) tidak boleh mengerjakan tugas-tugas pekerjaan
kantor. Semua kegiatan dalam bidang tatausaha dilaksanakan oleh satuan pelayanan,
misalnya bagian sekretaris atau bagian TU.
Pada asas ini manajer kantor memegang peranan yang menentukan, artinya kepala
kantor bertanggung jawab akan keberesan pekerjaan kantor kepada Top Manajer.
Di bawah ini dapat kita lihat bagan asas pemusatan secara Skematis
Asas sentralisasi ini mempunyai kelebihan sebagai berikut :
a. Kegiatan kantor dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang perkantoran.
b. Mesin-mesin kantor dapat didayagunakan sepenuhnya.
c. Keseragaman dapat dicapai (metode-metode pekerjaan dapat diterapkan
secara cepat dan seragam).
d. Latihan-latihan karyawan kantor dapat ditingkatakan
e. Biaya pelaksanaan pekerjaan kantor dapat dihemat
f. Adanya fleksibilitas dalam organisasi
g. Dapat Mencegah duplikasi fungsi
h. Dapat dipekerjakan tenaga spesialisasi yang cakap
Sedangkan Kekurangan asas sentralisasi, antara lain sebagai berikut :
a. Kegiatan yang disentralisasikan belum tentu dapat menjamin dan melayani
kebutuhan khusus dari tiap-tiap unit atau tiaptiap bagian.
b. Lambat dalam pelaksanaan tugas (kurang hemat dalam waktu).
c. Prosedur pelaksanaan kerja dapat berbelit-belit.
d. Kurang efektif dalam pengawasan karena jarak yang jauh.
e. Adanya pengawasan yang ketat dapat menimbulkan frustasi.
f. Dapat menambah pekerjaan tatausaha dan surat menyurat.
2. Asas Desentralisasi
Asas Desentralisasi adalah asas pemencaran atau penyebaran dimana masingmasing
bagian pokok bekerja sebagai suatu kesatuan yang seakan-akan berdiri
sendiri. Pada asas desentralisasi pada dasarnya kegiatan kantor terdapat di seluruh
unit atau bagian organisasi. Hal ini berarti kegiatan kantor terpencar (tersebar) ke
seluruh unit atau bagian organisasi. Jadi masing-masing unit (bagian) melaksanakan
kegiatan kantor. Dan setiap manajer (kepala kantor) bertanggung jawab terhadap
kegiatan kantor yang berada dibawah pimpinannya serta setiap bagian tidak melewati
batas tanggung jawabnya. Misalnya kepala bagian keuangan hanya beertanggung
jawab atas pekerjaan kantor pada bagian keuangan.
Dalam asas ini pula masing-masing satuan organisasi dan seluruh organisasi selain
melaksanakan tugas-tugas induknya juga melaksanakan semua kerja ketatausahaan
yang terdapaat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian produksi dalam suatu
perusahaan melaksanakan pula tugas-tugas korespondensi, memperbanyak sendiri
warkat dan sebagainya.
Keuntungan sistem Desentralisasi ini adalah
a. Pekerjaan kegiatan kantor dapat dilayani dengan segala keperluan unitnya
masing-masing.
b. Pekerjaan dapat dilakukan menurut urutan kepentingan unit yang bersangkutan
c. Pekerjaan dilaksanakan oleh masing-masing bagian/unit yang sesuai dengan
syarat-syarat tertentu.
d. Pengawasan dapat dilaksanakan secara efektif
e. Sifat generalis para pekerja dapat dikembangkan
Kelemahan menggunakan desentralisasi adalah :
a. Pekerjaan akan terlalu bebas
b. Tidak terdapat harmonisasi dalam organisasi
c. Kemungkinan timbulnya duplikasi arsip
d. Adanya penambahan biaya dalam pelaksanaan pekerjaan kantor (adanya
pemborosan biaya).
3. Asas Campuran Sentralisasi dan Desentralisasi (Dekonsentralisasi)
Umumnya sebuah organisasi yang sudah berkembang dapat dibentuk unit pelayanan
pusat untuk melaksanakan dan bertanggungjawab tentang pekerjaan kantor yang
berada pada seluruh organisasi, Sebaliknya pekerjaan kantor yang kurang tepat bila
dipusatkan perlulah tetap dikerjakan oleh unit bersangkutan. Pengorganisaian
pekerjaan kantor tersebut merupakan sistem kombinasi antara sentralisasi dengan
desentralisasi.
Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan praktis, umumnya organisasi kantor
menggunakan asas kombinasi. Oleh karenanya dapat dikatakan bahwa sedikit sekali
organisasi kantor yang hanya/khusus menggunakan sistem sentralisasi atau
desentralisasi.
Masalah pemilihan sistem-sistem organisasi tersebut di atas tergantung sistem mana
yang paling menguntungkan bagi organisasi yang bersangkutan. Hal ini tentu saja
setelah diadakannya peninjauan dan penilaian dari segala macam segi, terutama
ketepatgunaannya dapat berjalan atau tidak. Sebaiknya setiap organisasi
diselenggarakan sesederhana mungkin, tanpa melepaskan/melupakan kemungkinan
perkembangan di kemudian hari. Namun demikian, untuk menghindari banyaknya
gangguan terhadap unit pekejaan operatif, sebaiknya unit-unit operatif mendapat
bantuan dan petunjuk dari tenaga-tenaga ahli perkantoran yang terdapat pada unit
pelayanan pusat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar