Tempat Penyimpanan arsip
Arsip disimpan di lemari atau di “filing cabinet” (filing kabinet) yang ditempatkan di suatu ruang atau gedung. Filing kabinet atau “lemari arsip berlaci” (disingkat lemaci). Kenyataan dilapangan masih ada penggunaan lemari (bukan lemari khusus arsip) dan belum menggunakan “lemaci” sebagai tempat penyimpanan arsip. Hal seperti itu masih terjadi di organisasi – organisasi yang relative kecil atau instansi – instansi pemerintah di tingkat bawah (misalnya kecamatan
, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:
, kelurahan dan sebagainya). Apabila masih tetap menggunakan lemari (lemari kayu) sebagai tempat penyimpanan arsip karena tidak memiliki “lemaci” maka penggunaan lemari tersebut harus memperhatikan 3 hal:
1. Lemari harus kuat (dari kayu jati atau kayu yang kualitasnya baik) supaya tidak cepat rusak karena dimakan rayap atau dimasuki hewan pengerat maupun rusak karena usia.
2. Ukuran sekat lemari harus disesuaikan dengan ukuran map atau folder sebagai tempat penyimpanan arsip
3. Konstruksi lemari harus memungkinkan adanya kemudahan dalam menyimpan, menempatkan, maupun menemukan kembaki arsip yang disimpan. Sebaiknya tempat menyimpan arsip menggunakan lemaci atau filing cabinet atau lemari yang memang khusus untuk arsip. Lemaci (filing cabinet) yang berukuran standart yang biasa untuk menyimpan
arsip, terdiri atas 3 atau 4 laci. Ruang yang digunakan untuk menyimpan arsipharus memperhatikan beberapa ketentuan agar arsip yang disimpan terjamin aman.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar