Jenis-jenis surat dapat digolongkan menurut wujud, pemakaian, banyaknya sasaran yang dituju, isinyam sifatnya dan proses penyelesaiannya. Untuk itu penggolongan surat dapat dibedakan berdasarkan :
1) Menurut wujud surat
a. Surat biasa atau bersampul, adalah surat yang ditulis di atas kertas yang biasanya dimasukkan ke dalam sampul yang akan dikirimkan.
b. Memo dan nota, adalah surat yang dipakai secara intern dalam sutau organisasi. Memo dan note dipergunakan untukmeminta atau memberi informasi serta petunjuk antar pejabat kantor.
c. Kartu pos, adalah benda pos berbetuk kartu berukuran 10×15 cm atau 15×20 cm yang dipakai apabila isi surat itu singkat dan tidak rahasia.
d. Warkat pos, adalah surat yang wujudnya berupa gabungan sampul dan kertas surat. Warkat pos digunakan apabila isi surat lebih panjang dari kartu pos. Isinya hanya boleh dibaca oleh orang yang berhak yaitu yang tercantum pada alamat surat
e. Telegram, adalah surat yang ditulis pada blanko telegram yang berisi pokok-pokok singkat permasalahan.
f. Surat tanda bukti, adalah surat berbentuk formulir yang dipakai sebagai tanda bukti keabsaha aktivita antara dua pihak, misalnya kuitansi, faktur, tanda terima, kartu identitas, dan sebagainya.
2) Menurut sifat isinya
a. Surat pribadi, adalah surat yang dibuat seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi.
b. Surat dinas, adalah surat yang dibuat dan dikeluarkan oleh suatu lembaga baik pemerintah maupun swasta dan di tandatangani oleh pejabat atau yang mewakilinya.
3) Menurut keamanan isinya
a. Surat biasa, yaitu surat yang tidak akan menimbulkan akibat buruk atau merugikan organisasi yang bersangkutan jika isinya diketahui atau dibaca orang lain.
b. Surat rahasia, yaitu surat yang isinya tidakboleh diketahui oleh orang lain karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang bersangkutan.
c. Surat sangat rahaisa, yaitu surat yang berisi masalah yang sangat penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.
4) Menurut proses penyelesaiannya
a. Surat biasa adalah surat yang tidak memerlukan tanggapan atau penyelesaian secepatnya, tetapi dapat diselesaikan menurut urutan surat yang diterima.
b. Surat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan atau penyelesaian dengan segera lebih cepat dari surat biasa.
c. Surat sangat segera adalah surat yang isinya memerlukan tanggapan penyelesaian yang secepatnya, harus dilakukan atau diselesaikan pada kesempatan pertama atau prioritas utama.
5) Menurut kegiatan
a. Surat intern, adalah surat yang ditujukan untuk lingkungan suatu organisasi atau instansi sendiri
b. Surat ekstern, adalah surat yang ditujukan keluar lingkungan organisasi atau instansi.
6) Menurut sasaran yang dituju
a. Surat biasa, adalah surat yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi tertentu.
b. Surat edaran, adalah surat yang ditujukan kepada orang atau organsiasi yang jumlahnya tidak terbatas.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar