PENGERTIAN KOMUNIKASI

PENGERTIAN KOMUNIKASI

Korespondensi berarti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan/organisasi dan dapat atas nama perseorangan (individu).

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari    pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar   komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi atau maksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Gagasan yang dituangkan dalam surat dapat berupa tujuan atau maksud-maksud tertentu antara lain: memeberitahukan, memperingatkan, menanyakan, men

jawab, meminta, menawarkan, memerintahkan, melaporkan, memanggil, memesan, mengirimkan, menjanjikan, memutuskan, mengantarkan, dan lain-lain.

Oleh karena itu, korespondensi atau surat menyurat  cukup  penting untuk dipelajari dan dipahami karena sangat berkaitan dengan menejemen dan dengan memahami serta mempelajari korespondensi kita akan mempunyai dasar serta acuan dalam penulisan karya ilmiah.

Dasar Surat Menyurat

1.        Pengertian Surat

Kata surat berasal dari bahasa Arab, yaitu surah yang berarti suatu sarana komunikasi untuk menyampaikan pernyataan atau pikiran secara tertulis kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perorangan, badan usaha, oeganisasi, atau lembaga.

Sebagai akibat perkembangan ilmu dan teknologi modern, sudah banyak sarana komunikasi mutakhir yang lebih cepat dan praktis yang diciptakan manusia, seperti teleks, telepon, radio, televisi, telegram, dan sebagainya, di samping surat sebagai sarana komunikasi secara tertulis. Namun sampai sekarang ini, surat-menyurat masih tetap penting dan diperlukan sebagai suatu dokumentasi bagi setiap kegiatan dan perkantoran modern, yang belum dapat tergantikan sepenuhnya oleh sarana komunikasi lainnya.

Kegiatan surat-menyurat disebut korespondensi. Orang yang mengerjakan kegiatan surat menyurat disebut koresponden. Kegiatan surat-menyurat dalam suatu organisasi/badan usaha merupakan suatu kegiatan yang sangat penting, sehingga dapat dikatakan bahwa surat menyurat itu merupakan urat nadi dalam suatu lembaga/organisasi. Bila kegiatan surat-menyurat itu berhenti, dapat pula dikatakan   badan usaha/lembaga itu berhenti (pasif). Apabila kegiatan surat menyurat meningkat

 dari waktu ke waktu, berarti kegiatan atau usaha lembaga itu mengalami peningkatan   atau kemajuan.

Berdasarkan uraian-uarain tersebut di atas, maka dapat disimpulkan, bahwa    surat adalah buah pikiran seseorang secara pribadi atau seorang pejabat yang mewakili badan/lembaga yang diutarakan secara tertulis di atas kertas dan terikat dengan tatacara penulisan tertentu untuk disampaikan kepada pihak lain, dengan tujuan memperoleh umpan balik sesuai dengan maksud yang terkandung dalam pikiran tersebut.

2.        Fungsi Surat

Di tinjau dari fungsinya, surat merupakan suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga. Fungsi surat sebagai sarana komunikasi masi memegang peranan penting dalam komunikasi di antara komunikasi lainnya untuk menyampaikan informasi kepada orang lain atau lembaga adalah sebagai berikut:

a.         Surat sebagai media komunikasi

Berkomunikasi berarti mengemukakan buah pikiran/ gagasan/ pesan/ melalui media. Berkirim surat pada hakikatnya melakukan komunikasi, sehingga tujuan utama penulis surat tercapai dan mendapat tanggapan dari si penerima surat sesuai dengan informasi yang ingin disampaikan oleh si penulis surat itu sendiri.

b.        Surat sebagai bahan dokumentasi

Surat merupakan dokumen tertulis yang memiliki kegunaan sesuai dengan isi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena itu, surat harus disimpang dengan

 sebaik-baiknya, karena surat dapat dipergunakan sebagai alat pembuktian suatu kegiatan atau keterangan. Surat juga merupakan pedoman kerja dalam melaksanakan pekerjaan seperti instruksi dan surat keputusan.

c.         Surat sebagai duta suatu lembaga

Surat sebagai duta atau wakil si penulis surat, berarti dengan perantaraan surat seakan-akan si penulis hadir dihadapan si penerima (pembaca) surat.

d.        Surat sebagai tanda bukti sejarah

Surat sebagai bukti sejarah bila dipergunakan sebagai bahan riset untuk mengetahi keadaan atau aktivitas suatu organisasi/lembaga pada waktu yang lampau.

e.         Surat sebagai tanda bukti

Surat sebagai tanda bukti tertulis dipergunakan bila sewaktu-waktu terjadi perselisihan (persoalan) dikemudian hari yang tidak diinginkan antar lembaga  atau perorangan yang mengadakan hubungan surat menyurat (korespondensi).

f.         Surat sebagai alat pengingat

Surat sebagi alat pengingat karena  surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.

g.         Surat berfungsi menjamin keamanan

Dengan menggunakan surat sebagai sarana komunikasi, maka kerahasiaan dan keamanan serta keterangan lain dalam segala aktivitas dapat terjamin.