1) Bagian surat
Hal ini penting diketahui sebab setiap bagian surat mempunyai arti dan fungsi yang berbeda.
2) Bentuk surat dan teknik pengetikannya
3) Penyusunan isi surat, yang merupakan bagian terpenting dari sebuah surat.
Bagian Surat dan Fungsinya :
1. Kepala Surat (Heading, Letter Head), dengan fungsinya sebagai:
a Alat pengenal (Identitas)
b Alat pemberian Informasi
2. Tanggal surat, befungsi sebagai:
a Referensi
b Alat pemberian Informasi
3. Nomor Surat, dengan fungsi sebagai:
a Alat petunjuk bagi petugas filling
b Alat pengukur kegiatan kantor yang berhubungan dengan surat pada periode tertentu
c Petunjuk unit asal surat
d Referensi
e Lampiran, suatu petunjuk tentang dokumen yang harus disertakan bersama surat yang bersangkutan
4. Perihal, berfungsi sebagai:
a Referensi
b Petunjuk tentang intisari dari surat secara keseluruhan
c Petunjuk bagi petugas filling
5. Alamat dalam, berfungsi sebagai:
a Petunjuk bagi petugas filling
b Petunjuk kemana surat harus disampaikan
c Alamat Luar, bila menggunakan amplop berjendela
6. Salam Pembuka
Tanda pembicaraan akan dimulai, tidak digunakan dalam surat resmi.
7. Isi Surat
Memberikan uraian pokok dan subyek-subyek lainnya.
8. Salam Penutup
Tanda bahwa pembicaraan telah selesai. Tidak digunakan dalam surat resmi.
9. Nama Jabatan (penutup surat)
a Identitas penanggung jawab
b Petunjuk bagi petugas filling
10. Initial
Initial adalah kode nama (singkatan nama) pembuatan konsep dan pengetikan. Digunakan untuk memudahkan pemeriksaan kembali apabila terjadi kekeliruan.
11. Tembusan
Digunakan apabila ada pihak lain yang dianggap perlu mengetahui isi surat tersebut.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar