Penggolongan Arsip
Dalam rangka menata arsip dengan baik, perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini untuk memudahkan pemilahan dalam penyimpanan maupunpenyingkaran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai. Empat golongan arsip itu adalah seperti berikut ini.
1. Arsip tidak penting, yaitu puak (kelompok) arsip yang nilai kegunaannya hanya sebatas sebagai informasi. Puak arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama, karena setelah apa yang diinformasikan sudah selesai berarti sudah tidak ada nilai kegunaannya. Puak arsip ini dapat diberi tanda (T). Puak arsip ini akan disimpan paling lama dalam jangka waktu 1 tahun.
2. Arsip biasa, yaitu puak arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu 1-5 tahun. Puak arsip ini dapat diberi tanda (B).
3. Arsip penting, yaitu puak arsip nilai gunanya mempunyai hubungan dengan kegiatan masa lampau dan masa yang akan datang. Puak arsip ini akan disimpan dalam jangka waktu 5-10 tahun dan dapat diberi tanda (P).
4. Arsip sangat penting, yaitu puak arsip yang dipakai sebagai pengingat dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Puak arsip ini termasuk arsip vital sehingga harus disimpan terus dan diberi tanda (V)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar