Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

1.     Sistem

Sistem adalah kumpulan komponen yang masing-masing komponen memiliki fungsi dan saling berinteraksi, saling bergantung, serrta memiliki kesatuan yang utuh untuk bekerja mencapai tujuan tertentu. Sistem menghasilkan sinergi sehingga hasil yang dicapai oleh sistem lebih besar jika dibandingkan dengan hasil dari masing-masing komponen-komponennya.

Organisasi atau perusahaan merupakan Open System, yang memiliki karakteristik sebagai berikut.

a.     Mengandung Beberapa Input atau Sumber Daya

Adapun yang termasuk input sistem kantor, anatara lain:

1)    Sumber daya manusia

2)    Uang

3)    Bahan

4)    Alat/Mesin

5)    Metode

6)    Lingkungan kantor, baik lingkungan internal, seperti tata ruang, pencahayaan, warna, maupun lingkungan eksternal kantor.

b.     Terdapat Proses

Proses dalam organisasi, meliputi :

1)    Pembagian kerja dan kerja sama

2)    Kebergatungan dan Keterkaitan

3)    Saling mempengaruhi dan membutuhkan

Menurut The Liang Gie, proses sistem kantor, meliputi :

1)    Reading atau menginterpretasi data.

2)    Writing, typing, card medium punching ( menginput data ).

3)    Recording ( merekam data ).

4)    Sorting ( mengklasifikasi data )

5)    Transmitting ( mengirimkan data ).

6)    Calculating ( mengkalkulasi data secara matematis ).

7)    Comparing ( membandingkan untuk mengecek keakuratan data ).

8)    Storing/eliminating ( menyimpan data/ membuang data yang tidak perlu )

c.       Menghasilkan Output

Dalam sebuah sistem ada sasaran atau output yang ingin dicapai bersama. Output  sistem kantor adalah informasi.

d.     Adanya Kontrol/Pengendalian

Untuk menegetahui kualitas sistem, diperlukan adanya umpan balik atau feedback. Informasi balik tentang kinerja sistem ataufeedback ini melaksanakan fungsi manajemen pengawasan/pengendalian.

Sistem dengan input, proses, output, dan pengendalian.

  

2.     Data dan Informasi

Menurut Mills (1984) data adalah fakta mentah, hasil observasi, atau kejadian dalam bentuk angka atau simbok khusus. Dalam pengertian lain, data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data dapat disebut informasi apabila data tersebut sudah diolah dengan urutan tertentu dan dijadikan dasar dalam bertindak. Pengolahan data bertujuan untuk menyusun dan menempatkan data tersebut dalam konteks untuk menghasilkan informasi yang bermakana.

Informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk lebih berguna bagi yang menerimanya serta menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan. Informasi dapat didefinisikan juga sebagai data dengan tolok banding. Atau data yang telah diolah menjadi suatu kesimpulan yang mempunyai makna lebih jika dibandingkan dengan data semula.

Pengolahan data dan informasi mencakup kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penggandaan, pedistribusian, dan penyimpanan. Pemahasan rinci mengenai kegiatan-kegiatan tersebut disajikan dalam Bab 5.

3.     Manajemen

Sebagaimana telah kita ketahui bahwa manajemen merupakan sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efisien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilakasanakan secara benar, terorganissir, dan sesuai dengan jadwal.

G.R. Terry mengemukakan manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorgaisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yan melakasanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan.

Dari  uarian diatas, dapat dipahami pengertian sistem informasi manajemen, yaitu suatu sistem yang saling bekerja sama terdiri atas sekumpulanorang, alat, serta prosedur, dan merupakan satu keasatuan yang saling berinteraksi dan berkesinambungan serta dirancang untuk mengumpulkan, memilih, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang baik dan siap pakai guna menghasilkan perencanaan, implementasi, dan pengendalian manajemen yang baik melalui pembuatan keputusan.

Dengan kata lain, sistem informasi manajemen adalah sistem informasi digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengembalian keputusan dalam suatu organisasi. Sistem informasi manajemen menghasilkan informasi untuk memantau kinerja, memelihara koordinasi, dan menyediakan informasi untuk operasi organisasi.

Sistem informasi manajemen dibakukan dalam prosedur kerja kantor. Prosedur kerja memudahkan kegiatan yang berulang  dan rutin sehingga setiap terjadi perbaikan prosedur tidak perlu dianggap sebagai hal baru yang menjadi beban tambahan.